Tässä artikkelissa palaamme takaisin perusasioihin ja kuvaamme alusta alkaen, miten kassajärjestelmä (POS-järjestelmä) toimii. Puhumme myös siitä, miten kassajärjestelmät ovat kehittyneet, ja käsittelemme lyhyesti yrityksille tarjolla olevia erilaisia vaihtoehtoja.
Palataan aluksi muutama vuosikymmen ajassa takaisin, ja tarkastellaan kassajärjestelmää perusmuodossaan – joka on pohjimmiltaan kassakone.
Tavanomainen kassakone näyttää jo vanhentuneelta.
Varhaisimmat kassakoneet eivät edes ”tienneet”, kuinka paljon tuotteet maksoivat. Kassahenkilö joutui kirjaamaan ostettujen tuotteiden hinnat käsin, usein hintalappujen avulla.
Sen jälkeen hän otti rahat vastaan, laittoi ne kassalaatikkoon ja ojensi asiakkaalle paperikuitin. Joissain tapauksissa ainoa yritykselle jäävä todiste maksutapahtumasta oli heidän kopionsa kassakoneen tulostamasta kuitista.
Kassajärjestelmien kehittyessä niistä tuli yhä tietokoneistetumpia. Tuotetietokanta toimi joko kassakoneessa itsessään, siihen liitetyssä tietokoneessa tai paikallisella palvelimella.
Usein järjestelmiin oli kytketty viivakoodinlukija, joten hintoja ei tarvinnut syöttää käsin. Myös maksutapahtumien tiedot alettiin tallentaa sähköisesti.
Nykyajan järjestelmät ovat jo huomattavan kehittyneitä. Vaikka monet vähittäiskaupan yritykset käyttävät yhä edellä kuvatun kaltaisia järjestelmiä, monet ovat siirtymässä kohti kehittyneitä pilvipohjaisia POS-järjestelmiä, joissa kaikki tärkeä data talletetaan verkkoon.
POS-järjestelmän keskeiset osat
Huolimatta siitä, kuinka moderni POS-järjestelmä on, se koostuu yleensä joistakin tai kaikista seuraavista osista:
- POS-järjestelmä itsessään: Tämä voi olla palvelimeen tai tietokoneeseen kytketty kassakone, tai jopa pilvipohjaiseen järjestelmään liitetty iPad tai muu tabletti.
- Kassalaatikko – käytetään rahojen, maksukuittien ja kuponkien säilyttämiseen.
- Kuittitulostin – asiakkaille annettavien kuittien tulostamiseen.
- Viivakoodinlukija – käytetään tavallisesti vähittäiskaupassa, jossa on useita erilaisia tuotteita.
- Maksupääte – pankki- tai luottokortilla suoritettavien maksujen käsittelyyn.
Nykyajan kassajärjestelmä
Mikäli olet perustamassa yritystä nykypäivänä, on erittäin epätodennäköistä, että valitset enää perinteistä kassakonetta. Pilvipohjaiset kassajärjestelmät tarjoavat paljon enemmän toimintoja alemmilla kustannuksilla. Näiden järjestelmien kanssa voi tarvittaessa käyttää kaikkia aikaisemmin mainittuja osia, mutta ne tarjoavat lisäksi runsaasti lisäetuja.
Näihin etuihin kuuluu kehittyneet, mutta helppokäyttöiset ohjelmistot. Esimerkiksi ravintolassa voidaan käyttää iPadeja, joilla hallitaan pöytäsuunnitelmia ja lukuisia muita toimintoja tarjoilijoiden työn helpottamiseksi.
Nykyaikaiset POS-järjestelmät mahdollistavat myös integraation muiden elektronisten järjestelmien ja tietokantojen kanssa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että päivän tapahtumat otetaan välittömästi huomioon kirjanpidossa ja varastonhallintajärjestelmissä. Tiettyjen POS-järjestelmien avulla on jopa mahdollista yhdistää fyysinen myymälä ja verkkokauppa.
Lisää mukaan vielä mPOS (mobile point of sale), ja voit tarvittaessa ottaa vastaan korttimaksuja missä tahansa, missä löytyy verkkoyhteys. Kassajärjestelmästä tulee aidosti kannettava.
POS-järjestelmät ovat kulkeneet pitkän matkan siitä, kun kassahenkilöt naputtelivat käsin hintoja kassakoneella. Nykyään pienyrittäjänkin käytettävissä on kehittyneitä toimintoja, joista suuretkin kaupat saattoivat aikaisempina vuosina vain unelmoida.
