Oletko perustanut yrityksen äskettäin ja olet vielä epävarma siitä, millainen kassajärjestelmä sinun pitäisi valita? Vai onko sinulla käytössä kassakone, joka ei täytä yrityksesi tarpeita ja mietit, mitä uusia ratkaisuja olisi saatavilla?
Perinteiset kassakoneet lähinnä tallensivat myynnin. Nykyään kassakoneet on laajalti korvattu monimutkaisemmilla kassajärjestelmillä (POS-järjestelmä eli Point Of Sale), jotka sisältävät kassatoimintojen lisäksi useita hyödyllisiä työkaluja.
Markkinoilla on lukuisia POS-ratkaisuja, ja niiden tarjonta ja ominaisuudet muuttuvat jatkuvasti, joten eri vaihtoehdoista ei ole helppoa saada käsitystä. Tässä artikkelissa tarkastellaan kahta erilaista kassajärjestelmää ja annetaan vinkkejä siitä, mitä on otettava huomioon järjestelmää valitessa.
Kirjanpitolain vaatimukset kassajärjestelmälle
Kirjanpitolaki asettaa tiukat vaatimukset käteistulojen dokumentoinnille. Jokaisella kirjanpitovelvollisella, joka myy käteisellä pitää olla kassakone ”tai muu vastaava järjestelmä”, joka dokumentoi myynnit päivättyinä, tulostaa numeroituja raportteja ja kirjoittaa asiakkaalle kuitin jokaisesta myynnistä. Myös käsin kirjoitettu kuitti kelpaa.
Käteismyynniksi määritellään myyntitapahtuma, jossa asiakas ostaa tuotteen tai palvelun maksaen käteisellä, kortilla tai puhelimella. Myös internetin kautta tapahtuva myynti voi täyttää käteismyynnin tunnusmerkit.
Nykyaikaiset POS-järjestelmät tai tallentavat tietokonejärjestelmät tekevät paljon muutakin kuin vain rekisteröivät ja raportoivat myynnit. Niissä on toimintoja mm. varastonhallintaan, hinnoitteluun, alennuksien myöntämiseen ja tarjouskampanjoiden hallintaan sekä erilaisia työkaluja talouden seurantaan ja raportointiin.
PC-pohjaiset kassajärjestelmät
PC-pohjaiset POS-ratkaisut koostuvat perinteisestä tietokonelaitteistosta ja siinä ajettavasta POS-ohjelmasta. Yritys voi omistaa ja käyttää järjestelmää itse tai se voi vuokrata palvelintilaa ulkopuoliselta tarjoajalta, joka huolehtii järjestelmän toiminnasta. Tätä vaihtoehtoa kutsutaan hostingiksi, ja ohjelmistoon ollaan silloin yhteydessä internetin kautta. Molemmissa tapauksissa yritys ostaa itse ohjelmistolisenssin.
PC-pohjaiset POS-järjestelmät ovat pitkälle kehittyneitä, ja niiden tarjoajia on runsaasti. Tässä on vain muutama esimerkki:
- Open on johtava kassalaitteiden ja ohjelmistojen myyjä.
- Sharp tarjoaa kassajärjestelmiä, jotka sopivat monen toimipaikan yrityksiin, ravintoloihin ja päivittäistavarakauppaan.
- Note Shot Finance on kotimainen avainlipputuote.
- Winpos myy kassaohjelmistoa, joka sopii monenlaisiin käyttöympäristöihin.
Finnpos Cava -ohjelmisto.
POS-ratkaisut pilven kautta
Nykyisin PC-pohjaiset järjestelmät korvataan yhä useammin pilvipohjaisilla ratkaisuilla (ns. cloud computing). Periaatteena pilviteknologiassa on, että mahdollisimman vähän toimenpiteitä tehdään paikallisesti asennetussa järjestelmässä; kaikki tiedot ovat palvelimilla datakeskuksessa jossain päin maailmaa, ja ne ovat käytettävissä internetin kautta.
Useimpia pilvipohjaisia POS-ratkaisuja tarjotaan ohjelmistopalveluna (Software as a Service, SaaS). Tällöin palveluntarjoaja omistaa ja ylläpitää ohjelmistoa. Yrittäjä ostaa ohjelmiston käyttöoikeuden maksamalla kuukausimaksun palvelun käytöstä. Kuukausimaksuun sisältyy myös palvelun käyttötuki, varmuuskopiointi ja tulevat päivitykset. Lisäksi yrittäjällä on tietenkin oltava tarvittavat laitteet ohjelmiston käyttöön ja esimerkiksi korttimaksujen vastaanottamiseen. Monia pilvipohjaisia POS-järjestelmiä käytetään myyntipisteissä tabletilla.
Pilvipohjaiset POS-ratkaisut kehittyvät hyvin nopeasti. Uusia toimittajia tulee jatkuvasti lisää ja monet erikoistuvat tiettyihin aloihin. Useimmat pilvipohjaiset POS-ratkaisut pystyvät saumattomasti yhdistämään sekä fyysisen myymälän että verkkokaupan myynnit. Tässä on muutamia palveluntarjoajia:
- Tehden-kassajärjestelmä on pilvipalvelu, joka sisältää kassaohjelmiston lisäksi asiakashallinnan sekä tuote- ja varastonhallinnan. Palveluun voi liittää useita toimipisteitä. Integroitavien maksupäätteiden vuokrat alkavat 34,90 eurosta/kk (+alv).
- Mobiilikassa on suomalainen iPad-kassaohjelmisto, jonka tavoitteena on olla markkinoiden helppokäyttöisin kassakone. Applikaatioon voi syöttää oman tuotevalikoiman. Kassa-applikaatio maksaa App Storessa vain 33,99 euroa. Mobiilikassaa ei voi yhdistää korttimaksujen vastaanottoon, vaan veloitettava summa syötetään korttimaksulaitteeseen erikseen.
- Vend on pilvipohjainen kassajärjestelmä, jossa on myös varastonhallinta. Saatavilla iOS:lle, Windowsille ja Androidille.
- Pose on selaimella käytettävä kassajärjestelmä, joka toimii monissa eri ympäristöissä: Windows- ja Mac-tietokoneilla sekä Android- ja iOS-tableteilla.
Miten valita oikea kassajärjestelmä?
Oikean kassajärjestelmän valitseminen yrityksellesi voi tuntua ylivoimaiselta tehtävältä. Mieti tarkkaan yrityksesi tarpeet, kysele saman alan yrittäjien kokemuksia ja ota yhteyttä eri toimittajiin ennen lopullista valintaa.
Tässä muutamia nyrkkisääntöjä valintaan:
Mieti, mitkä ovat toiminnallesi välttämättömiä ominaisuuksia ja mitkä vain näyttävät hauskoilta tai jännittäviltä. Monimutkaisen järjestelmän käyttöönottoon menee enemmän aikaa ja työntekijät tarvitsevat enemmän koulutusta ja tukea. Paras kassajärjestelmä yrityksellesi on sellainen, joka tarjoaa oikeassa suhteessa ominaisuuksia ja käytettävyyttä.
Mitä enemmän tuotetteita yrityksellä on, sitä tärkeämpää on hyvä järjestelmä varastonhallintaan. Kaikki kassajärjestelmät antavat sinulle käsityksen inventaariosta, mutta todella hyvä järjestelmä antaa nopean ja täydellisen yleiskatsauksen ja siihen voi myös asettaa hälytyksiä.
Jos yrityksesi on vastikään perustettu tai kasvuvaiheessa, kannattaa valita järjestelmä, jonka kanssa voit aloittaa pienillä kustannuksilla, mutta jonka kanssa pystyt myös kasvattamaan toimintaasi.
